Une opération événementielle est un moyen privilégié de donner une valeur ajoutée à la relation que vous entretenez avec vos clients, prospects ou salariés. Elle permet de marquer les esprits en communiquant de manière directe et impactante. Outre la conception de l’événement en lui-même et l’aspect logistique qui est primordial au bon déroulement de tout événement, la communication qui doit s’articuler autour est aussi fondamentale à sa réussite.
Le plan de communication événementiel
Comme pour tout projet, il faut définir les grandes lignes de votre stratégie. Établir un plan de communication pour votre événement servira de fil rouge et vous permettra de dérouler au mieux vos actions.
Il faut dans un premier temps définir ses objectifs et sa cible. Les trois objectifs principaux d’un événement sont en général de faire connaître un produit ou une entreprise, de renforcer son image de marque ou bien de fédérer. Concernant la cible, elle peut être externe, c’est à dire des clients et prospects, ou bien interne par l’organisation d’événements d’entreprise.
Il faut par la suite réfléchir aux actions que vous voulez mettre en place et par quels canaux : radio, presse, télévision, affichage, digital, terrain. Ensuite, il faut établir un planning précis et positionner ces différentes actions de communication. Celles-ci doivent être diffusées pendant les 3 grandes phases de l’événement, qui sont avant, pendant et après l’événement.
Production des supports
Votre message peut se décliner sous de multiples formes et supports. Ces choix dépendent de votre objectif, votre cible et votre budget. Quoi qu’il en soit, cette communication doit facilement interpeller la cible et susciter l’envie chez elle de participer à votre événement.
Le digital offre de nombreuses possibilités de communication. Pour transmettre les informations pratiques et les mettre à jour tout au long du temps de l’événement, vous pouvez créer une page dédiée sur les réseaux sociaux ou bien une landing page sur internet. Les réseaux sociaux permettent également de relayer toutes sortes de contenus en lien avec votre événement, que ce soit en amont ou le jour J et même après. Ils sont également très utiles pour mettre en place un teasing de votre événement. Cela peut passer par des visuels ou bien des vidéos.
L’emailing est aussi un très bon moyen de communiquer sur votre événement. Vous pourrez ainsi promouvoir votre événement, envoyer vos invitations et faire des rappels. Vous pouvez également opter pour l’envoi des invitations en version print. Pensez également aux détails. Par exemple, créer une signature mail spéciale pour la période de l’événement ou encore mettre en avant des affiches ou des flyers dans vos espaces de travail et d’accueil.
Vous avez également à votre disposition les médias traditionnels. Vous pouvez ainsi diffuser des communiqués de presse ou mettre en place des campagnes d’affichage. Selon l’importance de votre événement, il peut être judicieux de positionner un encart publicitaire dans la presse ou mettre en place des campagnes publicitaires digitales.
Post événement
Il ne faut surtout pas négliger la phase qui suit la tenue de votre événement. L’objectif doit être de garder le contact et de faire un bilan de vos actions. Pensez à remercier les participants et également à recueillir leurs avis. Cela permet de faire le point sur les points forts et ceux à améliorer pour votre prochaine action événementielle. Pensez à continuer à communiquer sur l’événement à travers vos réseaux sociaux ou votre site internet. Par exemple, faire un montage de plusieurs vidéos ou photos que vous avez pris, rédiger un article de blog et partager les contenus où vous avez été identifié.
La communication événementielle repose ainsi sur un important travail d’organisation et de gestion des délais. A vous ensuite de décliner ces outils et méthodes de manière innovante et créative. L’agence Com’on Link vous accompagne pour déployer tous les outils nécessaires. Pour découvrir toutes nos compétences, rendez vous sur notre page comon-link.fr
